Vezetőként az egyik legfontosabb dolgod a célkitűzés. A hosszú távú célok kitűzésének és a hozzá vezető út, azaz a stratégia meghatározásának módszertanával komoly szakirodalmak foglalkoznak. Mi ebben a cikkünkben a rövid távú célok, feladatok meghatározásával szeretnénk foglalkozni, ezen belül is kifejezetten azzal, hogy mire figyelj, ha virtuális csapattal dolgozol.
Normál körülmények között sem mindig egyszerű elérni, hogy munkatársaid pontosan értsék a célokat, feladatokat és azokkal azokkal azonosulni is tudjanak. Távmunka esetében ezt csak nehezíti a korlátozott kommunikáció és a személyes interakció hiánya. Azonban a hatékony munkavégzés érdekében a munkatársaknak ismerniük kell, hogy milyen cél felé haladnak és, hogy mi a pontos szerepük a célok elérésében.
Az elinduláshoz látni kell a célt is
A célok meghatározása minden esetben egy kezdőpont, amely mutatja az utat, vagyis azt, hogy milyen eredményeket szeretnél elérni. Ennek a célnak a tudatában alakul, fejlődik és dolgozik együtt a csapat. Éppen ezért fontos, hogy a kitűzött cél mindenki számára fontos, elérhető és követhető legyen, ennek elérése érdekében érdemes néhány szempontot betartani.
Egyénekre szabva
Amikor megfogalmazod a célkitűzéseidet ne felejtsd el, hogy a csapatod egyénekből áll. Vagyis, nem elegendő csupán egy nagy célt kitalálni, hanem kisebb, egyénekre szóló mikro célokat is ki kell tűzni annak érdekében, hogy a munkatársaid is lássák magukat a folyamat egészében. Ez azért is fontos, mert az emberek nagyobb elköteleződést mutatnak azon célok iránt, amelyeket valamilyen formában magukénak éreznek. Nem beszélve arról, hogy a kisebb célok teljesítése pozitív hatással lehet a munkatársak motivációjára. Ha teheted, vond be őket a célok meghatározásába, készítsenek saját tervet és célokat. Ez utóbbi megoldása távmunkában tartogathat kihívásokat. Online megbeszélésekkel, közösen alakított dokumentumokkal, virtuális „öltletládával” segítheted ezt a folyamatot.
Térj a lényegre
Mivel a közvetlen kommunikációra nincs, vagy csak korlátozottan van lehetőség, így gyakoribbak lehetnek a félreértések és konfliktusok. Ezeknek a helyes kezeléséről itt olvashatsz bővebben. A feladatok megfogalmazásakor törekedj az egyszerűségre és az egyértelműségre. Mindig hagyj lehetőséget a visszakérdezésre, mert nem biztos, hogy mindenki ugyanúgy értelmezi a leírt szöveget, ahogy azt Te gondolod. Fontos még, hogy – amennyire a feladat jellege engedi – adj teret az önálló javaslatok beépítésének is. Ezzel újra növelheted az elkötelezettséget, és visszajelzést kaphatsz arról is, mennyire volt egyértelmű a feladatok meghatározása.
A szó elszáll, az írás megmarad
Ez nem bizalomkérdés. Fontos, hogy a megbeszélt célok és az oda vezető úton az egyes csapattagok által betöltött szerepek, vállalt részfeladatok minden érintett számára elérhetőek legyenek írott formában is. Egyrészt azért, mert így Te is nyomon követheted, hogy kinek, milyen feladatai vannak. Másrészt pedig, ha le van írva a feladat, kevésbé veszik el a sok információ között és nem lesznek elfelejtett határidők sem. Korábbi cikkünkben már összeszedtünk néhány hasznos alkalmazást, ami segíthet távmunka során. Ezeknek a használatával pedig kialakíthatsz egy rendszert, amely mindenki számára átlátható és könnyen alkalmazható.
Saját időmenedzsment
Távmunka során nem egyszerű összehangolni és irányítani a csapatot. Nem biztos, hogy minden munkatársad abban az idősávban fog dolgozni, ahogy eddig. Ezért érdemes a munkaidő helyett inkább határidőket szabni, így mindenki úgy oszthatja be az idejét, ahogy ő szeretné. A céljaitok elérése érdekében természetesen fontos, hogy ezek a határidők be is legyenek tartva. Ugyan a jelenlegi helyzetben bármi közbe jöhet, ami miatt nem készülhet el időben egy feladat, ilyenkor légy megértő a munkatársaiddal szemben. Azonban fontos már előre tisztázni, hogy ilyen esetben mi a teendő, és mik a lehetséges következmények.
Vezesd őket
A távmunka sok szempontból könnyebbé teszi a munkát, azonban mindenkiről alkalmazkodást igényel. Fontos, hogy a csapatod ne csak a főnököt lássa benned, hanem egy olyan személyt, akitől tanácsot és segítséget kérhetnek. Támogasd a munkatársaidat, tartsatok megbeszéléseket minél sűrűbben, hogy a felmerülő problémákat megbeszélhessétek. Lássák rajtad, hogy nem csak a cég, hanem az ő sorsuk is érdekel. Légy elszánt és vezesd őket a célok felé.
