9+1 tuti alkalmazás távmunkához

2020-04-24

}
Olvasási idő: 3 perc

Korábbi bejegyzésünkben olvashattál már arról, hogy mire kell figyelned, ha távmunkában hatékony akarsz maradni. Mint mindenre, ennek támogatására is találhatsz számos alkalmazást. Teljes piaci áttekintést nem tudunk adni, viszont szívesen megmutatjuk Neked, mit használunk mi és mire.

Alkalmazások az időmenedzsment támogatására

Az egyik legfontosabb, hogy az otthon töltött időben ne váljon az egész napod egy véget nem érő munkanappá. De a másik véglet sem szerencsés: ha folyton felugrálsz az asztaltól (#csakberakomamosást, #csakodateszemalevestfőni), nem lesz hatékony a munkaidőd, mert nem tudsz elmélyülni a feladataidban.

A munkaidő kézben tartására – az előre kialakított munka- és háztartási feladatoknak, pihenőidőnek, feltöltődésnek is helyt adó napirend mellett – nekünk a Toggl és a Clockify alkalmazások váltak be. Nem csak arra jók, hogy részletes időkimutatást készíts, amire akár ügyfelenkénti elszámolást is alapozhatsz, ha időelszámolásos alapon dolgozol. Hasznos eszköz arra is, hogy kézben tartsd a projektjeidre fordított idődet, és tapasztalatot gyűjts az egyes részfeladatok időigényéről. Projektalapú munka esetében így támogatják a tervezést és a feladatok teljesülésének nyomon követését. Ráadásul könnyen ki/be tudod kapcsolni az időszámlálást, ha valamiért fel kell állnod a munka mellől. Az alkalmazásra rápillantva pedig egyből láthatod, mennyi időt töltöttél munkával aznap.

Használhatod őket egy kisebb csapattal is akár, és integrálhatók több projekt- és feladatmenedzsment alkalmazással is. A Toggl és a Clockify számos funkciót kínál ingyen is, előfizetéssel pedig olyan extra lehetőségekhez juthatsz, mint a számlázás támogatásához óradíjak rögzítése, tervezett időráfordítás és tények összehasonlítása, stb.

Projekt- és feladatmenedzsment-alkalmazások

Ha több projekten dolgozol távmunkában, akár kisebb csapattal, vagy sok apró feladatod van, a kockás papírnál hatékonyabb feladatkezelési eszközöket is találhatsz. A legegyszerűbb alkalmazás talán a Trello, ami nem csak a feladatok nyilvántartására alkalmas. Ha vannak kisebb rutinfolyamatok, akkor akár check-listákkal, mini-workflowk beállításával segítheted, hogy ne maradjon ki egy lépés sem.

Komplexebb csapatmunka, több párhuzamos projekt kézben tartására az Asana is jó választás lehet. Ez utóbbi már az ingyenes verzióban is nagyon profi funkciókat nyújt. Például a projektek-táblák-feladatok és alfeladatok hierarchiája nagyon rugalmasan alakítható a saját igényeidre. Különösen jól használható fejlesztési projektekben, de mi például a marketing tervezést is ezzel menedzseljük.

Mi mindkét alkalmazást használjuk: a Trello-t az adminisztrációs teendők kézbentartására, az Asana-t pedig az összetettebb projektjeink menedzsmentjéhez. Az Asana segítségével a projektjeink működését sikerült úgy áttenni home office üzemmódba, hogy gyakorlatilag semmit nem változtak a folyamataink.

Dokumentumok megosztása, közös használata

Ebben minket a Dropbox támogat most már jó ideje. Könnyen kezelhető az alkalmazás, és nagyon jó, hogy nem kell az egész filestruktúrát letöltened a gépedre, választhatsz olyan üzemmódot, hogy csak az aktuálisan használt dokumentumokat tárolod helyben, a többi marad a felhőben. Arra viszont figyelni kell, hogy egyszerre ne dolgozzatok ugyanazon a dokumentumon/ táblázaton. Ebben az esetben a rendszer két verziót is elment, és plusz munkát jelent összefűzni ezeket egy végleges változatba.

Kommunikáció

Itt a legnagyobb a kínálat, és a legkönnyebb elveszni a sok lehetőség között. A legfontosabb szempont, ha távcsapattal dolgozol az, hogy minden információ eljusson mindenkihez, akit érint(het). Ezért mi a Slack-et használjuk elsősorban, mivel ebben az alkalmazásban témánként létrehozott csatornákkal tudjuk biztosítani, hogy mindenki értesüljön a munkáját érintő történésekről, de lehet egymás közt 1:1-ben is levelezni, sőt hanghívást is kezdeményezni.

Videóhívásokra mi is a sokak által kedvelt alkalmazásokat használjuk. A Zoom jól kezeli a sok résztvevőt is (és ehhez hasonlóan a Webex). Különösen akkor praktikus, ha külsős résztvevők (ügyfelek, alvállalkozók) is részt vesznek a megbeszélésen. Ilyenkor elég egy linket küldeni, nem kell megkeresni és felvenni mindenkit a kapcsolatok közé. A médiában megjelent biztonsági problémákkal mi nem találkoztunk, de a waiting room és a résztvevők manuálisan történő beengedése funkciók biztosan emelnek a biztonsági szinten.

A Skype régi, megbízható rendszer, elsősorban kis létszámú, belsős megbeszéléseknél használjuk. A már létező Skype kapcsolatainkkal könnyen bevethető, de új résztvevőkkel kis koordinációt igényel, míg minden érintett elérhetőségét összeszeded. A Viber-t és Messenger-t (max 8 résztvevő) elsősorban 1:1 hívásokra, beszélgetésekre használjuk. Tapasztalataink szerint több résztvevő esetén a videó minősége sokat romlik.

+1 munka-, projektkeresés, profi CV

Ha pedig épp munkát, projektet keresel otthonról, a WORK.buzz az a platform, ami Neked kell! Építsd fel személyes portfóliód és mutasd meg magad profi személyes weboldallal, digitális névjegykártyával, vagy válassz design önéletrajz sablonjaink közül, és készíts egy igazán egyedi CV-t magadnak!

Ezt olvastad már?

A home office jövője

A home office jövője

Ebben az évben a szokásos kihívások mellett a járvány okozta gazdasági nehézségekkel is szembe kell néznünk. A legtöbb...

bővebben
Share This