Az utóbbi két hónap bezártsága alatt sokan vettünk részt online megbeszéléseken és tanfolyamokon. Kézzel fogható tapasztalatokat szereztünk arról, milyen lehetőségekkel és korlátokkal jellemezhető a videokonferencia mint kommunikációs csatorna. Biztos, hogy a jövőben nyitottabb lesz mindenki ennek használatára, szabadúszóként pedig elkerülhetetlen lesz, hogy profi módon tudj online megbeszélésekben részt venni, azokat irányítani. Érdemes tehát összefoglalni, milyen tapasztalatokat gyűjtöttünk az elmúlt időszakban. A tanulságok összefoglalásában Győri-Nádai Réka, a 2019-es év szabadúszója verseny “mompreneur” nyertese és csapata, az Eureka Games volt segítségünkre.
Kommunikáció elméletben
Nézzük először az elméleti alapokat. A Jacobson-féle nyelvi kommunikációs modell a kommunikációt meghatározó elemeket azonosítja:
Online megbeszélés esetében a modellben legfontosabb vizsgálandó tényező a csatorna. Milyen torzító hatással van a video hívásnak mint kommunikációs csatornának az üzenetre? Ez alapján tudod megítélni, hogy feladóként mire kell figyelned, amikor egy üzenetet ezen a csatornán szeretnél eljuttatni valakinek, és amikor vevőként valamilyen üzenetet kell “dekódolnod”. Figyelembe kell venned, milyen tulajdonságai vannak ennek a csatornának, melyek megnehezíthetik számodra az adást vagy a vételt, elterelik a figyelmet (a tiéd vagy a másik félét) vagy torzítják a küldött/fogadott tartalmat.
Csatorna alatt pedig nem csak konkrétan az online megbeszélés lebonyolítását támogató alkalmazást kell értenünk. Beletartozik az egész szituáció, ahogy, ahol ezt a technikai eszközt alkalmazod. Például fontos maga a tény, hogy az otthonodból beszélsz, így a kommunikáció tartalmába beszűrődhetnek az anyagi, fizikai, családi körülményeiddel kapcsolatos privát információk is.
Nézzük tehát, hogy ha online megbeszélésen veszel részt, hogyan tudod elősegíteni, hogy üzeneteden minél kevesebbet torzítson, szűrjön maga a kommunikációs csatorna.
Technikai felkészülés
Olyan alkalmazást válassz, amivel van már tapasztalatod. Ne egy fontos üzleti online megbeszélés közben próbáld kitapasztalni a funkcióit. Ezért és a profi megjelenés érdekében is jó, ha tartasz egy próbahívást valakivel. Ő segíthet megtalálni az ideális beállítást (fényviszonyok, háttér, smink, retusálás stb.) és végigbogarászhatod vele a hívás közbeni funkciókat is.
Emellett ügyelj arra is, hogy az internetes kapcsolatod se rontsa a hívásminőséget. Ha több videohívást nehezen bír el egyszerre az otthoni net, akkor – fontos online megbeszélés idejére – kérd meg a családod többi tagját, hogy ne terheljék a hálózatot más hívással.
A feladó szemszögéből nézve
Felkészültél? Indulhatunk! Az egyik legfurcsább dolog az online hívásokban az, hogy magadat is látod beszélgetés közben. De elárulunk egy titkot: a legtöbb alkalmazásban el tudod tüntetni a saját kamerád képét, így beszélgetés közben nem tereli el a figyelmedet az, hogy azzal foglalkozol, épp hogyan nézel ki.
A másik, hogy online megbeszélés közben nem tud megvalósulni “szemkontaktus”, mivel ha a beszélgetőpartnered a monitoron nézed, ő úgy látja majd, hogy kicsit lejjebb/oldalra kalandozott a tekinteted és fordítva. Ezt a problémát azzal tudjátok kiküszöbölni, ha távol helyezkedtek el a képernyőtől, és időről-időre a kamerába pillantotok. Egyébként a monitor előtt beszélgetve hajlamosak vagyunk tekintetünkkel elkalandozni, a távolba vagy oldalra nézni. Ez a partnerben azt az érzést keltheti, hogy nem azonosulsz azzal, amit mondasz, ergo nem mondasz igazat. Ezért is fontos a tudatos odafigyelés a vizuális kapcsolódás megtartására.
Amiről szintén nem szabad megfeledkezni az online megbeszélésekkel kapcsolatban az az, hogy a személyes kommunikáció során megszokott jeleknek csak a töredéke megy át ezen a csatornán. Mivel csak a kamera által “befogott” kép látszik, a testbeszéded sokkal kevesebb információt közvetít például lelkesedésedről, hitelességedről. Ezeket az impulzusokat, üzeneteket erősítened kell azokon a területeken, amelyek eljutnak a fogadóhoz. Hanglejtésedre, mimikádra ezért érdemes jobban figyelned.
A vevő oldalán
Ahhoz, hogy minél pontosabban “fogd az adást”, online megbeszélés esetén tudatos figyelemre van szükség. Az egyik legfontosabb: ne engedd, hogy a bejövő e-mailek, üzenetek eltereljék a figyelmedet! Személyes jelenlét hiányában sokkal könnyebb elcsábulni egy régóta várt e-mailnek vagy egy rövid üzenetnek. De ezek mind kizökkentenek a figyelmedből, és csökkentik a kommunikáció hatékonyságát.
Az online megbeszélés “feladónál” felsorolt korlátait a “vevő” oldalán is érdemes átgondolni. Egy-egy biccentéssel, egyszavas visszajelzéssel folyamatosan biztosíthatod partneredet arról, hogy rá figyelsz. A szemkontaktusra pedig annak is szüksége van, aki éppen beszél: ha Te vagy a hallgatóság, igyekezz Te is minél kevesebbet kitekintgetni a beszélgetésből.
Ha többen vagytok
Több résztvevős online megbeszélések esetén a legnagyobb nehézséget az jelentheti, hogy nehezebb észrevenni, ha valaki szólni szeretne, illetve ha egyszerre kezdenek többen is beszélni, abból még kevesebbet lehet érteni, mint személyes jelenlét esetében. Tudnak ebben segíteni az alkalmazásban biztosított funkciók, pl. némítás, jelentkezés, chat vagy hangulatjelek küldése. Gondoljátok át, előre egyeztessétek hogy lesz-e szükség moderátorra az adott egyeztetésen, és fektessétek le a megbeszélés technikai jellegű alapszabályait is, nézzétek végig együtt, hogyan lehet hozzászólásra jelentkezni, szöveges üzenetet küldeni a többieknek stb.
Korábbi cikkünkben írtunk róla, mi milyen alkalmazásokat használunk, de biztos Nektek is megvan már a kedvencetek erre a célra. Próbáljatok ki többet is, és válasszátok azt, amelyik legjobban megfelel az igényeiteknek és az adott megbeszélés körülményeinek.
Szívesen dolgozol projektben, akár otthonról is? Válj Te is szabadúszóvá! Regisztálj a work.buzz rendszerébe és kezdd el felépíteni a személyes márkád (ebben korábbi bejegyzésünk segítségedre lesz).
