A munkahelyeden kialakított kapcsolatok nagyban hozzájárulnak a feladatok hatékony elvégzéséhez. A fénymásoló vagy a kávéfőző melletti mikro beszélgetések fontos elemei a munkahelyi szociális hálózatnak. Kialakítják a munkatársak közötti kötődést és segítenek ellazulni munka közben. Hiszen, ha jó a hangulat, gördülékenyebben mehet a munka. Talán észre sem veszed, de napról napra egyre több információt tudsz meg a többiekről és egyre összehangoltabban tudtok együtt dolgozni. Azonban, ha a csapatod távmunkába kényszerül, a rendszeres kommunikáció elmaradozik és felszínre törhetnek a feszültségek. Ezért fontos, hogy távmunka alatt is megfelelő legyen a munkatársak közötti kommunikáció és tudásmegosztás.
Középpontban az online kommunikáció
A távmunka elsőre csábítóan hangzik, hiszen megspórolhatod az utazást, kényelmes és kötetlen. Azonban a munka elvégzéséhez szükség van a munkatársak közötti együttműködésre. Még a kis feladatok megoldásában is szerepet játszik a felek közti megfelelő kommunikáció. A digitális fejlődésnek köszönhetően ez ma már sokkal egyszerűbb, mint régebben, azonban a közvetlen emberi kommunikációt csak korlátozott módon képes helyettesíteni. Az egyik probléma, amelyet nem képes teljes egészében pótolni, az az azonnaliság. Ugyan a chat programok használatával lehetőség van rögtön válaszolni, mégis az online kommunikáció nagyban lelassíthatja az információk áramlását. A hosszútávú egyedüllét és bezártság során kialakuló feszültséget is csak kis mértékben lehet technikai eszközök révén oldani. Hiába tartod a kapcsolatot a másikkal az interneten vagy telefonon keresztül, az ember egy idő után elkezdi magányosnak érezni magát, ami ronthatja a teljesítményét.
Minél több, annál jobb
A kommunikáció mindenképpen szükséges, ezért érdemes a különböző módszereket vegyítened annak érdekében, hogy fenntarthasd a kapcsolatot munkatársaiddal. Mindnek megvan a maga előnye és hátránya, amelyeket kihasználva a csapatod megbirkózhat a nehézségekkel úgy, hogy az ne menjen a kialakított kapcsolatok vagy a munka rovására.
Írásbeli formák
A metakommunikáció hiányában gyakrabban előfordulhatnak félreértések és ezekből kialakuló konfliktusok is, melyek helyes kezeléséről korábban már írtunk. Érdemes jobban odafigyelni az üzenetek stílusára és lehetőség szerint többször visszakérdezni. A kommunikáció írásos formái, mint például az e-mail vagy a chat, alkalmasak az egyszerűbb, rövid üzenetváltásokra és dokumentumok küldésére. Hátrányuk, hogy nagyméretű file-ok továbbítására, közös dokumentumok kezelésére már nem alkalmasak, ezért az online térben végzett csapatmunka elképzelhetetlen valamilyen file-megosztó rendszer (pl. Dropbox, Google Drive, iCloud) használata nélkül. Az ilyen tárhelyeken aztán nem csak a munkaanyagokat tudod megosztani csapatoddal, de a működést segítő dokumentumokat, prezentációkat, táblázatokat tartalmazó, közös tudásbázist is kialakíthatsz. Például egy előre elkészített bemutató sokat segíthet egy új kolléga beilleszkedésében, a feladatok vagy a működési folyamatok ismertetésében akkor is, ha fizikailag nem vagytok egy helyen.
Telefonos kapcsolattartás
Az online kommunikáció világában már szinte elképzelhetetlen az élet okostelefonok nélkül. A telefon lehetőséget biztosít a sürgős esetek megoldására még akkor is, amikor éppen nem vagy internet közelben. A gesztusokat továbbra sem képes továbbítani, de a hangsúly már sokat segít az értelmezésben. Annak érdekében, hogy a telefonszámlád ne kússzon az egekig, használhatsz olyan alkalmazásokat, melyek internet hozzáféréssel ingyenes hívás lehetőséget biztosítanak. A legtöbb csevegő program pedig képes hívást kezelni és szükség esetén fájlok küldésére is alkalmasak.
Videóhívás
A videóhívás a munkahelyi kommunikáció egyik leghatékonyabb formája. A kép és hang együttes jelenlétének köszönhetően sokkal személyesebbé teszi a kapcsolattartást. Ugyan az élő kommunikációt nem tudja teljes egészében helyettesíteni, de a félreértések nagy százalékát képes kiszűrni. Manapság szinte az összes okoseszközön van kamera és a rengeteg applikáció is segít távmunka során. Próbálj meg minél több videóhívást beiktatni a munkaidőbe és a meetingek első pár percében szentelj időt a spontán csevegésre. Kérdezd meg hogy érzi magát a másik, és beszélgessetek a hétvégi programokról, hogy oldódjon a hangulat mielőtt rátérnétek a munkára. Nagyon fontos, hogy támogasd a csapatod, és beszéld át velük a home-office kapcsán felmerülő szabályokat. Nyugtasd meg őket, hogy csapaton belül nem gond, ha véletlenül a gyerek beszalad a szobába, miközben meetinget tartasz és a legcsinosabb kosztüm sem elvárás. Más a helyzet azonban egy fontos üzleti tárgyalásnál, amely során már lényeges a nyugodtabb környezet és az igényes megjelenés.
Rend a lelke mindennek
Alakíts ki egy rendszert, hogy virtuális csapatban is akadálytalanul folyhasson a munka és a kommunikáció. Érdemes napi és heti meetingeket tartani online, vagy ha van rá lehetőség, élőben. Határozd meg a megbeszélések időtartamát is, hogy mindenre és mindenkire tudj időt szakítani. Minden feladatnak legyen egy meghatározott határideje, de vedd figyelembe, hogy bármi közbe jöhet, ezért biznyos fokig légy rugalmas. Mindig adj visszajelzést munkatársaidnak az elvégzett feladatokról. Végsősorban pedig ne felejtsd el, hogy emberekkel dolgozol, a megváltozott környezethez történő alkalmazkodás időt vesz igénybe. Ezért légy türelmes és megértő.
A kialakított kommunikációs rendszert pedig, ha egyszer már jól működött, később is alkalmazhatja a csapat néhány tagja vagy mindenki, a munkaidő egy részében vagy ha szükséges, teljes munkaidőben.
Szeretnéd azt is pontosan, naprakészen tudni, hogy a csapatodban ki milyen megosztható tudással, tapasztalattal rendelkezik? Ebben segít a work.buzz, melyen keresztül részletes riportokat készíthetsz, de állásajánlatokat is feladhatsz, ha éppen új szaktudásra, szakemberre lenne szükséged. Regisztrálj a work.buzz honlapján és indítsd be céged saját karrierolddalát!
