A vírus első hulláma nagy kihívást gördített a vállalatok elé azzal, hogy egyik napról a másikra át kellett szervezniük a munkafolyamatokat, és ki kellett alakítaniuk a home office lehetőséget (már, ahol ez lehetséges volt). Jelenleg a második hullámban erre a problémára már könnyebben és gyorsabban tudnak reagálni a cégek a korábbi tapasztalatokból tanulva. Egyes helyeken teljesen áttértek távmunkára, valahol azonban csökkentve a munkatársak érintkezését kialakították a hibrid munkarendet. Vagyis, hogy bizonyos beosztású munkatársaknak engedélyezték az állandó home office-t, a többiek pedig váltják egymást a munkahelyen. Ehhez rendkívül fontos a megfelelő szervezés, kommunikáció és stratégia.
A hibrid munkavégzés előnyei
Kétségtelen előnye a hibrid munkavégzésnek, hogy a munkatársak biztonságos távolságban dolgozhatnak egymás mellett, de mégis jelen vannak szükség esetén. A nagyobb térben könnyebben el tudják szeparálni az asztalokat, és így hatékonyabb lehet a vírus elleni védekezés. Mivel kevesebb munkatárs tartózkodik egyszerre az irodában, költségcsökkentés szempontjából nem kell akkora méretű irodát fenntartani, kisebb átalakítással pedig a nem használt részlegeket le lehet zárni, így tovább faragva a cég kiadásait. Hibrid munkavégzés során a munkatársak kiélvezhetik a home office adta lehetőségeket, miközben nem esnek ki az irodai környezetből sem, így nem kopnak meg a munkahelyi kapcsolatok. Ez a módszer lehetővé teszi, hogy a nagyobb elmélyülést kívánó feladatokat a munkatársak elvégezhetik nyugodtan otthon, míg az ötletelős, kreatív megoldásokat közösen az irodában. Ezzel pedig hatékonyabbá és termelékenyebbé válhat a cég.
A hibrid munkavégzés árny oldala
Mint mindennek, persze ennek is vannak hátulütői. Ilyen például a megfelelő infrastruktúra kiépítése, szükség esetén plusz eszközök beszerzése, hogy a munkatársak a home office alatt is zavartanul tudjanak dolgozni. Az otthoni munkavégzésre alkalmas teret és felszereltséget nem minden esetben tudják kialakítani egyedül, így ebben szükségük lehet a támogatásra. A work.buzz blogon olvasható korábbi, „Az otthoni dolgozósarok kialakítása 3 lépésben” című cikkünk ebben is segít, érdemes elolvasni, ha eleged van a kényelmetlen konyhaszékekből és a mindig sötét hálószobából. Emellett feszültséget okozhat a folyamatosan változó munkakörnyezet, és a mindig aktív online lét is. Nagy odafigyelést igényel, hogy mindig tudd, éppen honnan kell dolgoznod, de ez nem csak a munkatársak részéről bonyolult, hanem vállalati szinten a rendszer felépítése, ellenőrzése és menedzselése is rendkívül nehéz feladat. Sok türelem és idő szükséges ahhoz, hogy minden problémamentesen mehessen. Nem is beszélve arról, hogy ebben a helyzetben a munkatársaknak szükségük van az extra motivációra és lelkesítésre, amivel kapcsolatban ismét egy korábbi cikkünket ajánljuk a figyelmedbe.
Tippek a profi menedzsmenthez
Emberként gondolkozz
Fontos, hogy figyelembe vedd az emberi tényezőt a tervezés során. Lehetőség szerint beszéld meg a munkatársaiddal a kialakult helyzetet és a számbavehető megoldásokat. Persze mindig lesz olyan, aki nem teljesen elégedett a döntéseddel, de törekedj arra, hogy ne érezze magát senki kellemetlenül a megváltozott munkarendben. Mindig érthetően és pontosan fogalmazd meg az elvárásaidat és a feladatokat, és hagyj időt a kérdésekre.
Tervezz előre
Alakíts ki egy rendszert, amiben helyet kapnak a közös értekezletek és a személyes meetingek is. Legyen mindennek egy menetrendje, amit követni tudsz. Tervezd úgy a beosztásokat, hogy azok a munkatársak legyenek többnyire együtt jelen az irodában, akiknek összekapcsolódnak a feladataik, és elengedhetetlen közöttük a kooperáció. De légy igazságos, ne mindig csak ugyanazok dolgozhassanak otthonról.
Töltődj fel, és add meg a lehetőséget munkatársaidnak is a feltöltődésre
Mindenki számára fontos a kikapcsolódás, ezért hagyj több szünetet a munkatársaidnak, hogy kellőképpen fel tudjanak töltődni, mielőtt visszatérnek a munkába. Legyen egy kicsit hosszabb ebédszünet, és menjetek el többször kávézni, hidd el, ez pozitívan fog hatni a munkamorálra. A home office-ban dolgozó munkatársaknak ne szabd meg a teljes munkaidőt, legyen csak egy pár órás fix időszak, amit munkával kell tölteniük, a többit engedd, hogy maguk osszák be.
Legyél felkészült
Az senkinek sem jó, ha félóránként felhívod, vagy dobsz egy e-mailt, mert eszedbe jutott valami, amit kifelejtettél a reggeli eligazításon. Mindig készülj fel, szükség esetén készíts listát, hogy melyek azok a témák, feladatok, amiket át kell beszélni. A meetingeket egy választott tematika alapján építsd fel, és ne lépd túl a megbeszélt időkeretet. Sokkal összeszedettebbek és hatékonyabbak lesznek így a megbeszélések.
Hozz létre szabályokat
Az új helyzet megkívánja az új szabályok létrehozását. Kezdve például egy hétköznapi momentummal, az üdvözléssel. Tisztázzátok le, hogy milyen szabályok érvényesek például a maszkhasználattal, vagy a közös terek használatával kapcsolatban az irodán belül, és home-officeban egyaránt.
Legyél következetes
Fontos, hogy a munkatársaid számára legyen egy biztos pont, akihez fordulhatnak bármilyen jellegű problémával. Kezelj minden munkatársadat egyenlően, ne kivételezz senkivel. Ha valamit például megengedsz egy valakinek, akkor azt engedd meg mindenkinek. Természetesen lehetnek váratlan helyzetek, melyeknél kivételt tehetsz, de az legyen mindenki számára világos, miért tetted. Tartsatok többször olyan megbeszélést, ahol nem a munkáról, hanem egymásról beszéltek. Ez jótékony hatással lesz a munkatársaidra, mert így érezhetik, hogy figyelsz rájuk, és törődsz velük. Számodra pedig hasznos információval szolgálhatnak, hogy mely területeken kellene még javítani, mire kell jobban odafigyelni.
Vezetőként nem könnyű egy csapatot irányítani különösképpen, ha hibrid csapatról van szó. Regisztrálj a work.buzz-ra, hívd meg munkatársaidat is és készíts részletes riportokat kompetenciáikról. Ezzel könnyebb lesz kialakítanod az új munkarendet, hogy gördülékeny legyen a csapatmunka.
