Együtt dolgozunk, de fizikailag mindenki máshol van?
Szabadúszóként ezt ismerjük, de a mostani járványhelyzetben sokan mások is abba a helyzetbe kerültek, hogy a csapatuk többi tagjától messze, távmunkában dolgoznak. Ki-ki a saját kuckójában végzi a feladatait, miközben az eredményt, amit létre kell hoznunk, csak úgy tudjuk produkálni, ha együttműködünk. Te is virtuális csapatot irányítasz, ahol mindenki távmunkában van “jelen”? Akkor a most induló cikksorozatunk Neked szól!
Ha a csapattagok csak a virtuális térben találkozhatnak egymással, az minden tekintetben hat a működésre. Nem csak a célok meghatározásáról, a feladatok végrehajtásának irányításáról vagy a döntéshozatali mechanizmusokról van szó. Ez a helyzet hat a csoportos és “szemtől szembeni” kommunikációra, tudásmegosztásra, a motivációra és az elköteleződés megteremtésére, fenntartására, a konfliktusok kezelésére és a csapatépítés kihívásaira, lehetőségeire is. A témát a WORK.buzz szakértőivel jártuk körbe.
Célok, feladatok, döntések a virtuális csapatban
A célok, feladatok meghatározásakor a legfontosabb, hogy mindenki hozzátehesse a saját részét, feltehesse kérdéseit, megfogalmazhassa aggályait. Ez egy virtuális csapat esetében nagyobb körültekintést igényel. Vonj be minden érintettet, de határozd meg előre, ki melyik fázisban tud leghatékonyabban hozzájárulni az irányok kijelöléséhez, a célokhoz vezető út megtervezéséhez. Az ötletelés, kérdések tisztázása, a személyes elkötelezettség megteremtése szóbeli formában a leghatékonyabb. Amikor már a részletek kidolgozásáról van szó, érdemes áttérnetek az írásbeliségre. Makkay-Chambers Adrienne, tréner, HR tanácsadó és executive coach szerint fontos, hogy nagy figyelmet fordítsunk a határidők, mérföldkövek, valamint a nyomonkövetés módjának rögzítésére. Beszéljétek meg előre, hogy a feladatok végrehajtása során kitől, hogyan lehet támogatást kérni.
Az olyan válsághelyzetben, mint a mostani, érdemes a csapattal közösen felülvizsgálni az eddigi célokat, és meghatározni, mi az, ami adott gazdasági-társadalmi környezetben megvalósítható. Az új irányok kialakításába, a megváltozott helyzethez történő alkalmazkodás lehetőségeinek keresésébe is vond be munkatársaid.
Célszerű, ha vannak a virtuális csapat minden tagja számára átlátható és jól definiált döntéshozatali folyamatok, és egy döntési helyzetben nem azzal megy el az idő, hogy kitaláljátok, kinek van beleszólása és ki hozhat döntést az adott kérdésben. Távmunkában működő csapattagokkal különösen sokat javít a hatékonyságon a döntési pontok, tisztázandó kérdések strukturált dokumentálása.
A virtuális csapat motiválása
A motiváció megteremtése és folyamatos fenntartása nem egyszerű feladat akkor sem, ha nem egy virtuális csapat lelkesítéséről van szó. Vannak, akik könnyen ráéreznek, kit mivel lehet ösztönözni, de ennek a területnek is megvan a tudományos-pszichológiai háttere. Czagler Zsuzsa, motivációtérképezési szakértő és akkreditált tréner, a VIP Coaching Center alapítója és vezetője szerint a mostani helyzetben általánosságban elmondható, hogy például a biztonság, az anyagiak és a csapathoz tartozás pozitív élményének jelentősége növekszik. De attól függően, hogy a virtuális csapatodban ki milyen beállítottságú, más-más eszközöket érdemes bevetni a motiváció fenntartására, növelésére.
Az izoláció miatt előtérbe kerül most a mentális egészség kérdése is. “Rendszeresíts négyszemközti beszélgetéseket minden távmunkában dolgozó kollégával, melyeken szentelj időt a privát kérdésekre, és Te is ossz meg magadról ilyen információkat. Figyelj ilyenkor a kiégés jeleire.” – javasolja Farkas Márta, szervezetpszichológus.
Kommunikáció és tudásmegosztás
Kommunikáció terén a legfontosabb változás a szóbeli formákat érinti. Hiába a jobbnál jobb videóhívást lehetővé tevő alkalmazások, egyik eszköz sem tudja 100%-osan helyettesíteni a személyes jelenlétet, beszélgetést. Ugye Te is láttál már vicces grafikonokat arról, mi mindenre figyelünk egy videohívás közben, ami mind-mind eltereli a figyelmünket a lényegről?
“Te jó ég, hogy áll a hajam? Fiam, ne most gyere a leckével! Hopp, egy érdekes e-mail! Asszta, micsoda konyhabútora van a Julcsiéknak!” – és még sorolhatnánk.
Tehát a virtuális csapat virtuális megbeszélésén külön figyelned kell arra, hogy figyelj. A zavaró tényezőket is hosszasan lehet sorolni. A technikai kapcsolat minősége például erősen befolyásolja a beszélgetés eredményességét. A metakommunikáció egy része is “elveszik”, és nehéz megszokni azt a furcsa helyzetet is, hogy látod magadat beszélgetés közben. Ráadásul ebben a formában hajlamosak vagyunk nem a beszélgetőpartnerünk szemébe nézni (illetve nem is nagyon tudjuk ezt kivitelezni), ami nagyon zavaró lehet.
Csapatépítés
Virtuális csapat esetében ez a terület igényli a legnagyobb kreativitást. Nézzük csak: az eddigi tréningek, közös kávézás, sörözés vagy ebédek, fénymásoló melletti csacsogások helyettesítésére kell “helyet” teremteni a virtuális térben. Alap, hogy a munka-megbeszélések mellett szervezzetek közös kávézást/pizzázást/sörözést videókonferencia-eszközök segítségével, ahol ellazulva is tudtok kapcsolódni egymáshoz. De ha ennél többre vágytok, fogadjátok meg Győri-Nádai Réka, a 2019-es év szabadúszója verseny “mompreneur” nyertese, az EurekaGames alapítója tanácsát, és játsszatok online társasjátékokat! Garantált a remek szórakozás, miközben erősíthetitek a csapatélményt is.
Konfliktusok kezelése a virtuális csapaton belül
A konfliktusok elkerülése, kezelése is különleges figyelmet érdemel ilyen környezetben. A virtuális csapat tagjai között könnyebben alakulnak ki félreértések, vagy egy-egy csapattag könnyen kerülhet olyan helyzetbe, hogy úgy érzi, őt “kihagyták” valamiből. Makkay-Chambers Adrienne közreműködésével ehhez is praktikus ötleteket adunk majd sorozatunk egyik következő részében.
Kövesd blogunkat, mert hamarosan újabb, izgalmas témákkal és az itt is említett kihívásokra adható jó megoldások részleteivel segítünk Neked, hogy virtuális csapatod működtetése könnyedebben menjen.
Ha pedig újabb csapattagokra van szükséged, regisztrálj a WORK.buzz-ra cégként, és add fel álláshirdetésed még ma! Több mint 4500 szabadúszó szakértőnk között meglelheted azt, aki hiányzik a csapatodból!
